Збори співвласників, на які виноситься ініціатива обрання управителя будинку та затвердження договору з ним – це ключова точка співпраці ініціативної групи та управителя, якого вона рекомендує співвласникам. Саме тому до зборів має бути готовий, передовсім, сам управитель – адже зазвичай члени ініціативної групи є значно менш досвідченішими як у процедурних питаннях, так і в питаннях переконання співвласників, впливу на їх рішення.
Тому далі ми наведемо низку практичних порад, що допоможуть управителям ефективно підготуватися до проведення зборів співвласників щодо обрання управителя багатоквартирного будинку. Важливо знати, що цю роботу варто проводити у тісній співпраці з ініціативною групою, адже саме від неї має надходити ініціатива щодо змін у будинку – а отже, формально й на практиці, за проведення зборів відповідальна саме вона. А от управитель має ключовий вплив лише на те – переконає він співвласників у тому, що саме з ним варто заключати договір, або ж ні.
Іншими словами, управитель може пропонувати ініціативній групи певний план дій та приділяти максимум зусиль щодо його виконання, якщо бажає бути обраним та заключити договір зі співвласниками конкретного багатоквартирного будинку:
По-перше, варто проводити активну роз’яснювальну роботу з іншими співвласниками, які не входять до ініціативної групи. Для цього:
- розміщуйте змістовну та наглядну інформацію про важливість обрання управителя згідно із законодавством та характеристики рекомендованого управителя у під’їздах;
- організуйте інформаційні зустрічі із співвласниками;
- ініціюйте збір запитань від співвласників – як онлайн, так і оффлайн – до спеціально облаштованої скриньки. Управитель може активно проявити себе, вичерпно відповідаючи на питання співвласників – таким чином, шанси на його обрання суттєво зростуть.
По-друге, розсилаючи співвласникам повідомлення про збори, крім обов’язкової інформації про час, дату, місце, порядок денний та ініціаторів зборів, укажіть:
- контактний номер особи, з якою можна домовитися про дату та час голосування при проведенні письмового опитування;
- як можна ознайомитися з проектами документів, що будуть обговорюватися на зборах (договір, кошторис тощо);
- інформацію про рекомендованих управителів. Тобто якщо в управителя уже є хороший контакт із ініціативною групою – можна рекомендувати їй такі заходи.
За 7-10 днів до зборів управителю, націленому на будинок, можна рекомендувати:
- обговорити з ініціативною групою проект договору;
- обговоріть з ініціативною групою проект кошторису;
- надати чіткі відповіді на основні зауваження та запитання, зібрані так, як вказано в попередньому пункті;
- розробіть разом із ініціативною групою сценарій зборів;
- підготуйте презентацію себе та своїх послуг таким чином, щоби зацікавити ними мешканців конкретного будинку;
- рекомендуйте ініціативній групі підібрати кандидатів на роль голови й секретаря зборів;
- підготуйте проект протоколу та його додатків.
За 1-2 години до зборів:
- зберіться з ініціативною групою та іще раз обговоріть усі етапи проведення зборів;
- визначте, хто буде відповідальним за реєстрацію співвласників з боку ініціативної групи (більше ніж дві особи);
- перевірте, чи є в достатній кількості ручки та аркуші.
Готуючи умовний сценарій проведення зборів, майте на увазі, що для того, щоб збори тривали не більше кількох годин, а голова зборів міг ефективно модерувати дискусію, необхідно чітко пам’ятати, для прийняття яких рішень зібралися співвласники. Зважаючи на те, що збори співвласників зазвичай проходять дуже емоційно, навіть голова зборів може бути втягнутий у тривалу дискусію, єдиним наслідком якої стане згаяний час. Якщо ж голова зборів матиме підготовлений сценарій, він чітко пам’ятатиме, що за чим іде, та нагадуватиме співвласникам, що першочерговим завданням зборів є прийняття рішень щодо подальшої співпраці з управителем.
Рекомендуйте розмістити представників ініціативної групи в різних частинах зали: на збори може прийти велика кількість співвласників, які не брали участь у процесі підготовки зборів та не знають усіх деталей, тому доцільно розмістити представників ініціативної групи в різних частинах зали. Бажано, щоб вони мали проекти документів, які пропонується затвердити на зборах, та могли відповісти на будь-яке запитання осіб, які сидять поряд з ними. Розміщені таким чином представники ініціативної групи сприятимуть продуктивному обговоренню, оскільки зможуть допомогти іншим співвласникам розібратися в особливостях запропонованих рішень.
Підготовка до зборів співвласників – дуже важливий процес, де управитель може проявити себе не лише перед потенційними учасниками зборів, але й перед ініціативною групою, довівши її членам свій професіоналізм та ретельність, яких від управителів і очікують при виконанні їх прямих обов’язків у подальшому.
