Навіть якщо до співвласників будинку управитель звертається самостійно, пропонуючи свої послуги, без потужної ініціативної групи з-поміж повноважних мешканців самого будинку не обійтися. Річ у тому, що ініціація та проведення зборів співвласників багатоквартирного будинку, згідно із законодавством, – це справа рук самих співвласників.
Управитель у цьому випадку, однак, не є зовсім вже пасивною стороною процесу. В такій ситуації бути безініціативним – це свідомо лишатися поза увагою співвласників, а отже – шанси бути обраним управителем значно знижуються. Саме тому управитель може модерувати та підтримувати процес організації зборів співвласників – таким чином допомагаючи ініціативній групі.
До складу останньої мають увійти не менше як три співвласники обраного багатоквартирного будинку. Вважається, що доречним є включення до складу ініціативної групи співвласника з кожного під’їзду або секції будинку, хоча ця норма не є обов’язковою. Для цього рекомендується розмістити повідомлення про створення ініціативної групи у під’їзді будинку та на дошках оголошень, вказавши, яким чином усі, кому таке починання є цікавим, можуть приєднатися до роботи.
Роль ініціативної групи в організації зборів співвласників важко переоцінити.
По-перше, вона має проаналізувати пропозиції щодо вибору управителя. Саме тому управитель, що претендує на роботу в певному будинку, має надати про себе максимально вичерпні дані для кожного члена ініціативної групи: починаючи від установчих документів та документів, які засвідчують його кваліфікацію (атестацію), і закінчуючи відгуками конкретних людей – співвласників у будинках, якими вже управляє компанія – про роботу управителя, а також їх контактними даними. Ініціативна група має ретельно відслідкувати ділову та професійну репутацію кожного управителя, що пропонує свої послуги: а це й ретельність у веденні справ, і ефективність досягнення поставлених цілей, і навіть ввічливість команди.
По-друге, ініціативна група має зібрати інформацію про співвласників для того, щоб провести голосування. Тобто необхідно з’ясувати, хто саме є власниками квартир та нежитлових приміщень у будинку. Така інформація має бути надана членам ініціативної групи як співвласникам будинку безкоштовно.
По-третє, ініціативна група має, нарешті, повідомити співвласників про збори. Закон України «Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку» містить чіткі вимоги до повідомлення про дату та місце проведення зборів співвласників. Таке повідомлення має бути вручене не пізніше ніж за 10 днів до дати проведення зборів. Це має бути здійснено у письмовій формі – кожному співвласникові, під розписку або шляхом поштового відправлення рекомендованим листом на адресу квартири або нежитлового приміщення, що належить співвласнику в цьому багатоквартирному будинку. Також повідомлення має бути розміщене в загальнодоступному місці при вході до кожного під’їзду багатоквартирного будинку.
Важливо: до цього повідомлення можна додавати будь-яку корисну інформацію, наприклад щодо результатів аналізу відібраних комерційних пропозицій управителів. Тобто вже на цьому етапі управитель, який чітко націлився на даний будинок, може проявити конкурентну гручкість, запропонувавши співвласникам особливі умови співпраці, або окресливши плани щодо розвитку будинку та підкріпивши їх вдалими кейсами із власної практики.
Створення ініціативної групи оформлюють протоколом, в якому зазвичай фіксують план її роботи щодо організації зборів співвласників. Щоб виконати ці завдання, доречно затвердити план дій та розподілити зони відповідальності. Управитель має бути на хорошому контакті з ініціативною групою – це значно збільшує його шанси на підписання договору зі співвласниками. Супроводжувати ініціативну групу потрібно на кожному етапі підготовки до загальних зборів, аби всі документи були ретельно оформлені. Окрім того, варто підготуватися й представникам управителя: розробити потужну презентацію, націлену на те, щоб переконати у своїй компетентності та ефективності співвласників конкретного будинку, який має свої проблеми та невідкладні завдання.
Лише у тісній співпраці з ініціативною групою та при гнучкій політиці, зокрема й в комерційному сенсі, управитель може серйозно збільшити свої шанси на заключення договору зі співвласниками в результаті зборів. Тому ключова рекомендація до управителів тут – бути проактивними, розповідати про свою діяльність вичерпно, відповідаючи на всі поставлені питання. Та головне – залишатися професіоналом не лише в роботі, а й в умінні правильно її подати, розповісти та написати про неї.
У наступній статті “Підготовка до зборів співвласників багатоквартирного будинку: практичні поради управителям” ми докладніше зупинимося на покроковій підготовці до зборів співвласників крізь призму активностей управителів у цьому процесі.
