Ефективних методик управління часом є велика кількість. Докладно про них варто читати в спеціалізованих підручниках, або ж дивитися в YouTube в відео-лекціях фахівців. Єдина порада тут – це прояв критичного мислення: варто довіряти передовсім профі, які доводять свою фаховість, або ж принаймні посилаються на авторитетів. А наразі Управбуд розповість про дієві методики планування часу, які пройшли перевірку саме управителями багатоквартирних будинків.
«Правило 1-3-5» для переліку завдань
Реалізувати цю методику доволі легко. В кінці кожного дня думайте, які завдання вам необхідно вирішити наступного дня. Виберіть одне з них, найважливіше і надайте йому перший пріоритет. Навіть якщо ви виконаєте лише це завдання, ваш день уже буде успішним. Далі оберіть і випишіть три завдання другого пріоритету. А після цього – ще п’ять менш пріоритетних, але таких, які необхідно виконати наступного дня або просто зафіксувати собі, щоб не забути. Наприклад, подзвонити комусь і про щось нагадати.
Таким чином ви матимете мінімум дев’ять завдань на день, розподілених за пріоритетами. Спеціалісти з планування часу радять в першу чергу братися за найважливішу справу, а після неї – за решту. Також важливо відмічати виконані справи. Кажуть, що кожне невеличке досягнення, успіх, стимулює викид гормону дофаміну в організм людини, надаючи відчуття щастя. Ставити «галочки» в списку виконаних справ дуже приємно. Спробуйте!
Розподіл робочого часу
Наведемо деякі практичні рекомендації з ефективного планування свого часу. Плануючи
свій робочий час, діліть його на три частини:
• 60% – це запланована активність, про яку йшлося раніше;
• 20% – непередбачена активність, зазвичай – вирішення аварійних ситуацій, для якої варто запланувати час;
• 20% – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість) – час, запланований для саморозвитку. Це дуже корисний для менеджера\управителя час.
Вам необхідно підвищувати власну компетенцію та розвивати мережу контактів, відвідуючи тренінги, лекції, семінари, зустрічі, організовані місцевими органами влади, наприклад такі, де презентують програми підтримки ОСББ. Обізнаність, досвідченість та контакти вкрай важливі на вашій позиції, бо вони формують вашу цінність як управителя багатоквартирного будинку.
Для того, щоб ефективно спланувати та організувати свій робочий час, можна використовувати і паперові блокноти, і електронні засоби: планшет, телефон чи ноутбук. Але, якщо ваші будинки розташовані в одному районі, а більшість функцій з управління ви виконуєте з офісу, можливо, вам комфортніше буде вести справи у паперовому щоденнику-планері, який завжди лежить на робочому столі перед вашими очима. Але знову ж таки, це – питання персональної зручності, яке кожен вирішує для себе.
Микола Ільїнов, експерт з фінансових питань, управитель багатоквартирного будинку
