Дуже часто можна почути від голів правління ОСББ: «Я витрачаю весь час на управління
одним будинком, тому не можу взяти в управління інші та розширити таким чином свій бізнес, бо не встигну їх обслуговувати». Як вийти з цієї ситуації голові правління та стати справжнім управителем, заснувавши власну справу? У минулій статті на цю тему ми зверталися до питань “фотографії часу”, сьогодні ж поговоримо про практичні поради щодо “звільнення” часу управителя від поточних задач для стратегічних та спрямованих на розвиток.
Делегування повноважень для виконання завдань
Делегування передбачає передачу функцій та повноважень іншій особі з правом контролю
за їхнім виконанням. Делегування – це ціле мистецтво, опанувати яке непросто. Але – це необхідно, якщо ви плануєте встигати в житті більше, ніж виконання поточної роботи, та маєте цілі на розвиток.
Не бійтеся делегування. Чи можете ви комусь передати певні функції? Чи справді вам необхідно особисто контактувати з усіх питань зі співвласниками? Мабуть, ні. Ваша роль – управитель, а ваше головне завдання – забезпечити реалізацію рішень правління, визначених договором між ОСББ та вами (у формі ФОП чи ТОВ). Тож дайте можливість співвласникам обговорити свої побажання з правлінням. Воно прийме відповідні рішення та передасть їх вам як менеджеру-управителю будинку для виконання.
Якщо будинок великий, або коли йдеться про кілька великих будинків, то, можливо, було б доцільно найняти собі помічника для кожного з таких будинків. Такий, помічник за певну плату міг би опрацьовувати робочі питання зі співвласниками цих будинків, вивільнивши вас час для важливої роботи з іншими будинками.
Розмірковуючи у такий спосіб, «пройдіться» по своїй кожній дії чи функції, занотованій у «фотографії часу» і вирішіть, чи можете ви делегувати комусь певні нескладні функції.
Принципи, яких варто дотримуватися при делегуванні
При делегуванні використовуйте такі принципи:
• Почніть с завдань, які істотно не впливають на результати роботи.
• Зважайте на рівень кваліфікації працівника, якому делегуєте відповідне завдання, та його особистість: чи буде він зацікавлений виконувати таку роботу. Бажано за можливості делегувати людям ті завдання, які їм подобаються, відповідають їх характеру та темпераменту;
• Залиште за собою довгострокове планування та конфіденційну інформацію.
Оптимізація та реплікація
Чим більше будинків, тим більше можливостей для оптимізації роботи. Кожен голова правління ОСББ або менеджер будинку витрачає час на контакти з компаніямипідрядниками, які обслуговують ліфти, вивозять сміття, прибирають територію тощо. На перший погляд, роботи тут небагато: підготувати акти виконаних робіт, підписати ті, що підготовив підрядник, зустрітися з підрядниками (до того ж не завжди по місцю розташування ОСББ). Усі ці дії забирають час. Але, якщо правильно підійти до цієї справи, ваші витрати часу на підрядників будуть майже однаковими при обслуговуванні і одного, і кількох будинків.
Наприклад, виділіть день для спілкування з компаніями з вивозу сміття по всіх ваших будинках. Або взагалі, виділіть день для перевірки і сортування документації по всіх підрядниках, щоб далі, за можливості, забути про це на місяць. Можливо, такий підхід спочатку потребуватиме додаткових переговорів та виставлення чітких правил чи вимог до інших («Будь ласка, надайте акти до ___ числа поточного місяця!»). Але варто спробувати заради організації та економії вашого часу.
Те ж саме щодо звітності до місцевих та районних водоканалів, районних газових та енергопостачальних організацій (особливо якщо будинки мають колективні договори на споживання послуг). Такий підхід можна застосувати (реплікувати) і до взаємодії з іншими організаціями (зокрема, з управліннями соціального захисту населення, куди голови правлінь ОСББ подають інформацію про субсидіантів).
Ці рекомендації стануть у нагоді і головам ОСББ, зокрема жінкам або чоловікам, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною і які розширюють свій бізнес. Більше того, до фотографії робочого можна додати фотографію домашнього дня. Це допоможе з делегуванням та перерозподілом домашніх обов’язків серед усіх членів родини, і врешті, зробить ваше управління ефективнішим.
Навіщо управителю вивільняти робочий час для розвитку справи?
Після того, як ви визначили, що варто делегувати, та/або реплікувати на інші будинки, у вас залишаться лише функції «для себе». Зазвичай, це – робота з підрядними організаціями, банками (якщо ОСББ готує документи на кредит), проведення енергоефективних заходів та обговорення з правлінням питань підготовки кошторису на наступний рік.
Такий розподіл функцій дозволяє збільшити кількість будинків для обслуговування з одного-двох до семи-десяти. На певному етапі вам знадобиться старанний помічник або відповідальний заступник. Можливо ви знайдете надійного партнера, з яким ви розділите ці функції. Краще таких партнерів шукати серед успішних голів ОСББ.
Микола Ільїнов, експерт з фінансових питань, управитель багатоквартирного будинку
